B5の起業ノートで1日を徹底的に管理する

起業してひとりで仕事してると、誰も自分を管理してくれない。自分で自分を管理するしかない。ひとり社長や、フリーランスや、副業をしている会社員は、みんな孤独なんじゃないだろうか。私もそう。

しかし、ノートに手書きで時間とタスクを管理するようになって、孤独感は減った。もう一人の自分で、自分を管理しているような感覚だ。ノートはここ数年、毎日書いている。

ここでは、私が書いている、自分で自分を管理するための「起業ノート」の書き方をまとめてみる。孤独なフリーランスやひとり社長の参考になれば幸いだ。コンビニで売っているB5のノートと黒のボールペンがあればいい。

薄くて軽い ドット罫線で時間管理に最適 コクヨスマートキャンパス

ノートはコクヨスマートキャンパスのB罫線(ノ-GS3CBT)を使っている。

横罫線は最近は「自由な思考を妨げる」という理由から好まれない。流行りのバレットジャーナルには方眼、あるいはドット方眼が人気だ。

そうなのかと、方眼やドット方眼に何度も挑戦してみたが、ダメだった。筆記が進まない。自由に思考なんてできない。スペースがタテに区切られてるので、横方向にテキストを筆記していく妨げとなる。

横罫線は筆記を促してくれる。実は、ドット入り罫もわずかに筆記の邪魔とはなるが、ドットが便利なので、そこは妥協している。

1日を「時間」「タスク」「行動量」「 食事」 という4つの視点で管理する

現在の1日管理のフォーマット。

左ページは時間管理。三段に分割して、5〜22時までを管理している。一段で6時間。

コクヨキャンパスのB罫は35行なのだが、下に1行書き加えて36行とし、1行を10分としている。こうすると、6行で60分=1時間となり、一段で6時間(36行=360分)となり、おさまりがいい。

右ページは以下のとおり。

  • 上段 四段に分割したタスク管理エリア
  • 中段左 1日20ポイント獲得エリア
  • 中段右 体重と食事管理エリア
  • 下 自由筆記エリア

タスクは粒度を小さくして確実にクリアしていく

「タスク管理エリア」には、その日にクリアしておきたいタスクを列記する。完了したら赤ボールペンで消し込む。

「○○さんにメールする」のような、単純なタスクはクリアしやすいが、クリアしたらしたで「○○さんからメール返信もらう」というタスクが発生し、これはこちらでコントロールしにくい。仕事というのは、コントロールしにくいタスクが残ってしまうもので、それをいかに管理するか、なのだけど。

「○○をタスク化する」というフワッとしたタスクもある。これを本気でやると、新たな見開きを丸ごと消費してマインドマップ書いて数十個のタスクが発生したりする。そこまで粒度を小さくできたら、あとはやるだけなのだが、前出のように、やっぱり自分でコントロールしにくいタスクが残ってしまう。

しかし、コントロールしにくいタスクが、自然に消滅することはない。どうすればクリアできるか、考え抜いて取り組むことだ。

営業活動をポイント化して楽しむ

「1日20ポイント獲得エリア」というのは電話したら1ポイント、メールしたら1ポイント、アポとったら2ポイント……と、今日は何ポイント獲得したかを記録していく。20ポイントまでいけば、その日はまあまあ及第点だ。

ポイントを獲得できる行動は、メール、電話、アポ取り、見積書作成など、お客さんとの接点となる「営業行為」のみにあえて絞っている。出典は以下の本。

今日はよく仕事したなーと思っても、管理業務ばかりが進み、営業活動はほとんどやっていない、というアンバランスを防ぐための仕組み。タスク管理で赤の消し込みが増え、獲得ポイントが増えていくと、リズムに乗って仕事が調子よく進んでいるということだ。ノートをひと目見れば、それかわかる。

体重を管理しつつ集中力を持続できる程度のカロリーを摂取する

「体重と食事管理エリア」を、起業ノートに書くのは大きな意味がある。自宅がオフィスで座り仕事が増えると、運動不足で体重が増えやすい。しかし体重管理のためカロリーをおさえすぎると、空腹で消耗し、集中力が切れるのが早い。

体重が増えない、しかし集中力を維持できるぐらいのカロリーを取り込むのが理想だ。そのために、何時に何を食べたか記録している。毎日毎日書いてると、理想的な食事が見えてくる。やはり野菜が重要で、野菜を増やすと飢餓感がなく、高血糖スパイクによるメンタルの浮き沈みもなく、カロリーは低くおさえることができるので体重管理もしやすい。

なお、体重と食事の記録はダイエットノートに毎日転記して、長期的な変化も管理する。けっこうな手間をかけているが、肉体と脳のパフォーマンスに直結することだから、それだけの価値はある。

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起業ノートの記入例 1分単位で実績を記録する

▲時間管理の例

タスクが終われば1分単位で時刻を記録していく。タイムラインの右側に予定をあらかじめ書いておき、左側に実績を。

▲1日が終わるとこう

寝る前に、左ページ上に4行日記を書く。ネコのイラストはヨメ氏の落書き。

別の日の例。起床から17時ぐらいまでは行動記録の解像度が高いが、それ以降は疲れ果てて集中力が落ちていくのが最近のパターン。もうちょっと集中力を維持できれば仕事は早くなるはずなんだけど。ノートに記録すれば、そんな分析もできる。

書いたノートは合冊して読み返しやすく

30枚のノートは10日ほどで使いきってしまう。読み返しやすくするため、4冊たまったら合冊して保管している。

合冊したノートを読み返すと気づきが多い。「こういうことも記録すればよかった」という気付きもある。それを現在のノートにフィードバックすればノートはどんどんよくなっていく。

この記事を書いた人

カズナリ

カズナリ

雑記ブログ「カズログ」の中の人。1971年生まれ。180cm80kg。ブロガー/ひとり社長。ツイッターで捕まえた年が半分の嫁が自慢。好きなことは家族/会社経営/作文/筋トレ/写真/ノート術。