オフィスの紙文書をどう管理しようか。
スキャンスナップとエバーノートでペーパーレスを目指していたこともありましたが、あきらめました。
起業してひとり社長となると、捨てられない紙文書が増えていきます。
結局のところ、開きなおって袋ファイルで管理するのがいちばんましな方法でしょうか。
ファイルボックスは無印のポリプロピレンが最強だ
紙文書を収納するファイルボックスは、色々と試したところ、無印のポリプロピレンA4ワイドが最も使いやすいです。
今確認したらひとつ690円。
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アマゾンで無印の取り扱いが始まったが、高価で品揃えも悪いようですね。
この手のファイルボックスはもっと安いものはいくらでもあるけど、無印のポリプロピレンは樹脂が厚くて、剛性が高くて文書を出し入れしやすいのです。
中身が重くなってもたわみません。
形状が極限までシンプルで、無彩色なので、存在を主張しないのもいいです。
角型2号の封筒をカットする
ファイルボックスには、封筒を加工した「袋ファイル」に紙文書を収納しておさめています。
A4用紙に最適な大きさのあの封筒、「角型2号」といいます。
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100円ショップでも入手できるけど、実は封筒1枚あたりの単価は高くなるので、アマゾンやアスクルでまとめ買いしておきたい。
▼フタの折り目から2センチのところでカットする
角2はそのままではファイルボックスに入らないから切ります。
ものすごくめんどくさいけど、これで紙文書がビシッと片付くので。
見出しをひらがなで書き50音順で並べる
▼見出しを書いてファイルボックスに放り込む
なんの文書が入っているのか、見出しを書けばできあがり。
▼ひらがなで書くのがコツ
ひらがなで書くのは、50音順で並べやすくするため。これで検索スピードが上がる。
▼法人と個人のファイルを同一システムで管理している
法人と個人、区別しきれないところがあり、今のところは同じシステム内で管理している。数が増えてきたら、分けるかも。
時系列か 50音順か
袋の並べ方は諸説あります。
私の場合は、ひらがなで50音順に並べています。
時系列で並べていく超整理法も魅力的だけど、複数のファイルボックスに収納するので、並べ替えが難しい。
見出しの書き方も、山根式やWI式などシステマチックでいいのだが、今のところは適当にフリクションで殴り書き。
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カッコいいオフィスは幻想なのか せめて機能的に清潔に
起業してひとりで仕事すれば、自分だけのカッコいいオフィスを持てる！
そう考えたこともあったけど、現実は難しい。紙やらハンコやら、スマートとは真逆のものが増えていきます。
せめてもの抵抗として、「ファイルボックスは4つまで」というルールを作り、これ以上は増えないようにしました。
あとは「カッコよく」というフワッとした概念でなく、機能的に、清潔に、を目指して。
