紙文書は無印のポリプロピレンファイルボックスで袋ファイリングする

オフィスの紙文書をどう管理しよう。

スキャンスナップとエバーノートでペーパーレスを目指していたこともあった。紙のごみを加工して、時間を消費して、デジタルのノイズを作り出しているだけだった。

起業してひとり社長となると、捨てられない紙文書が増えていく。結局のところ、開きなおって袋ファイルで管理するのがいちばんましな方法か。

ファイルボックスは無印のポリプロピレンが最強だ

紙文書を収納するファイルボックスは、色々と試したが無印のポリプロピレンA4ワイドが最も使いやすい。

▲無印公式

今確認したらひとつ690円だった。

アマゾンで無印の取り扱いが始まったが、高価で品揃えも悪いようだ。よほどのことがない限り、使うことはないか。

この手のファイルボックスはもっと安いものはいくらでもあるが、無印のポリプロピレンワイドが最強だろう。樹脂が厚く、剛性が高い。文書を出し入れしやすい。中身が重くなってもたわまない。

形状が極限までシンプルで、無彩色なので、存在を主張しない。ノイズとならない。

角型2号の封筒をカットする

ファイルボックスには、封筒を加工した「袋ファイル」に紙文書を収納して並べていく。

A4用紙をおさめるのに最適な大きさのあの封筒、「角型2号」というんだけど。

100円ショップでも入手できるが、実は封筒ひとつあたりの単価は高い。アマゾン、あるいはアスクルあたりでまとめ買いしておきたい。

▼フタの折り目から2センチのところでカットする

角2はそのままではファイルボックスに入らないから切る。

ものすごくめんどくさいが、これをやれば紙文書がひとまずはビシッと片付くから。

見出しをひらがなで書き50音順で並べる

▼見出しを書いてファイルボックスに放り込む

なんの文書が入っているのか、見出しを書けばできあがり。

▼ひらがなで書くのがコツ

ひらがなで書くのは、50音順で並べやすくするため。これで検索スピードが上がる。

▼法人と個人のファイルを同一システムで管理している

法人と個人、区別しきれないところがあり、今のところは同じシステム内で管理している。数が増えてきたら、分けるかも。

時系列か 50音順か

袋の並べ方は諸説ある。

私の場合は、ひらがなで50音順に並べている。

時系列で並べていく超整理法も魅力的だが、複数のファイルボックスに収納するので、並べ替えが難しい。

どうしてもデジタル化しにくい保存文書が大半なので、時系列で並べる意味が薄い、というのもある。

見出しの書き方も、山根式やWI式などシステマチックでいいのだが、今のところは適当にフリクションで殴り書き。

カッコいいオフィスは幻想なのか せめて機能的に清潔に

起業してひとりで仕事すれば、自分だけのカッコいいオフィスを持てる。

そう考えたこともあったが、現実は難しい。紙やらハンコやら、スマートとは真逆のものが増えていく。

せめてもの抵抗として、「ファイルボックスは4つまで」というルールを作り、これ以上は増えないようにした。

あとは「カッコよく」というフワッとした概念でなく、機能的に、清潔に、を目指して。

この記事を書いた人

カズナリ

雑記ブログ「カズログ」の中の人。1971年生まれ。180cm80kg。ブロガー/ひとり社長。ツイッターで捕まえた年が半分の嫁が自慢。好きなことは家族/会社経営/作文/筋トレ/写真/システム手帳いじり。